تاریخ کوتاه دفاتر اداری نوین

گواهی اختراع نخستین ماشین تحریر تجاری موفق توسط «کریستوفر لاتام شولتز» و همکارانش در سال 1868 به ثبت رسید. در آن زمان اسناد و مکاتبات دست‌نویس حتی در کارهای تجاری نیز مرسوم و بسیاری از مردم به «نوشتن مکانیکی» بدبین بودند، اما پس از آنکه در سال 1870 رمینگتون تولید انبوه ماشین‌های تحریر را آغاز کرد و در دوره‌ای حوالی سال 1900 مدیریت علمی دفاتر رواج یافت، آن‌گونه که «جوآن ییتس» از مدرسه مدیریت «اسلوان ام‌آی‌تی» می‌گوید: «ماشین‌ها خانه‌ای جدید یافتند؛ دفتر کار.» «آگوستین چوز» معمار و طراح فضاهای کاری از دانشگاه ملبورن می‌گوید: «می‌توان چیزهای زیادی از ماشین تحریر آموخت. این چیزی است که زنان بیشتری را وارد بخشی از نیروهای کاری موسوم به یقه‌سفیدها کرد که یک دگرگونی بزرگ در ساختار جامعه بود.»

دفاتر و کاربری آن‌ها مسیر تکامل را ادامه دادند و در دهه 1960 اتاق‌های غذاخوری با خدمات کامل با آشپزخانه‌های کوچک سلف‌سرویس جایگزین شد و ردیف‌های فشرده از میزها که برگرفته از طبقات کارخانه‌ها بود، جای خود را به اتاقک‌هایی داد که فضای خصوصی انعطاف‌پذیری داشت.

این دگرگونی در دهه‌های آینده ادامه یافت و فناوری‌های نوآورانه‌ای همچون تلفن، رایانه شخصی و ایمیل، مکان، زمان و نحوه کار ما را گسترش داد. چهار بازه زمانی کلیدی در تاریخ دفاتر نوین توسط Kelsey Gripenstraw  و Anne Noyes Saini بررسی شد، آن‌ها تلاش کردند به این پرسش پاسخ دهند که تغییرات دگرگون‌ساز دفاتر اداری چگونه بر روش کار افراد اثر گذاشته است.

1960؛ اتاقک‌ها

شرکت مبلمان هرمن میلر در سال 1964 طرح Action Office را ارائه داد که ترکیبی انعطاف‌پذیر از میز و دیوار جداکننده بود. این ترکیب رنگی و جذاب، آزادی حرکت و فضای خصوصی به کارکنان می‌داد. اما در اواخر دهه 60 و طی دهه 70 درخواست برای فضاهای کاری افزایش یافته بود و شرکت‌ها خواهان مبلمان ارزان‌تر با سازگاری بیشتر در فضای کمتر بودند.

هرمن میلر طرح خود را در پاسخ به این درخواست‌ها بازبینی کرد. بنابراین Action office II عرضه شد و تجارت اتاقک‌های کاری به یک صنعت میلیارد دلاری تبدیل شد و بسیاری از شرکت‌ها از آن برای جا دادن تعداد بیشتری از کارکنان در یک دفتر کوچک استفاده کردند. اما «رابرت پروپست»، مخترع این طرح سال‌های پایانی عمرش را صرف پوزش‌خواستن بابت این اختراع کرد تا آنجا که دو سال پیش از مرگش در سال 1998 گفت: «همه سازمان‌ها، هوشمند و ترقی‌خواه نیستند. بسیاری از آن‌ها توسط افراد کودن اداره می‌شوند، آن‌ها اتاق‌های کوچک و ناخوشایند درست می‌کنند و این سوراخ‌موش‌های بی‌ثمر را از مردم پر می‌کنند.»

1970؛ ارتباط از راه دور

مفهوم ارتباط از راه دور را نخستین‌مرتبه «جک نیلز»، مهندس پیشین ناسا در سال 1970 پیشنهاد کرد. او این پیشنهاد را به‌عنوان جایگزینی برای برنامه حمل‌ونقل کارکنان ارائه داد که در آن دوره بحران نفتی منابع زیادی را صرف خود می‌کرد. چشم‌انداز او شامل تعدادی دفاتر اقماری بود که به کارمندان یک شرکت اجازه می‌داد در جایی نزدیک‌تر به محل زندگی خود کار کرده و به کاهش رفت‌وآمد شهری کمک کنند.

در دهه‌های 80 و 90، پیشرفت فناوری و کاهش هزینه‌ها، دورکاری را برای بسیاری از کسب‌وکارها قابل دسترس کرد. شرکت‌هایی چون IBM و J.C. Penny و حتی ادارات دولت فدرال آمریکا شروع به استفاده از برنامه دورکاری کردند تا هزینه‌های دفاتر را کاهش داده و انعطاف‌پذیری بیشتری را برای کارکنان فراهم سازند. تا سال 2013 برابر با 205 درصد از کارکنان در آمریکا دورکاری می‌کردند. از آن پس شرکت‌های بزرگ مانند یاهو و بانک آمریکا و IBM برنامه دورکاری را پایان دادند و کارکنان را به دفاتر برگرداندند تا سطح همکاری، ارتباط و نوآوری را افزایش دهند.

1980؛ رایانه‌های شخصی

در سال 1936 «آلن تورینگ» مقاله‌ای منتشر کرد و در آن «ماشین خودکار» را پیشنهاد داد و گفت اگر کسی قادر باشد مسئله‌ای را روی نوار کاغذی رمزگذاری کند، ماشین تورینگ می‌تواند آن را حل کند. در دهه‌های پس از آن رایانه‌‌های گوناگونی راه خود را به دفاتر عمومی باز کردند.

یکی از نخستین رایانه‌ها ابزاری 30 تنی به ارزش 500 هزار دلار بود که ارتش ایالات متحده برای محاسبات بالستیک در جنگ جهانی دوم به کار گرفت. در سال 1950، IBM تعداد 19 ماشین پردازشگر الکترونیکی موسوم به Model 701 را به آزمایشگاه‌های پژوهشی و شرکت‌های هوایی و دولت فدرال فروخت. اجاره هر رایانه 15 هزار دلار در ماه بود. در ادامه اما رایانه‌ها همه‌چیز را برای کسب‌وکارها تغییر دادند؛ رایانه‌های شخصی همه‌چیز را برای کارکنان دگرگون کردند.

1990؛ ایمیل

پژوهشگران ام‌آی‌تی در سال 1965 دریافتند چگونه بین رایانه‌ها پیام یا پرونده اطلاعاتی مبادله کنند، اما ایمیل به آن شکلی که امروز می‌شناسیم، در سال 1970 توسط «ری تاملینسون» با بهره‌گیری از بستر ارتباطی آرپانت، سلف اینترنت، اختراع شد. خدمات AOL و Outlook نیز در سال 1993 معرفی شد و ایمیل رایگان از سال 1996 در دسترس قرار گرفت.

ایمیل امکان ارتباط فوری را در اختیار شرکت‌ها قرار داد و به افراد اجازه داد به شیوه‌ای که تا آن زمان سابقه نداشت، پیام‌ها و پرونده‌ها را به اشتراک بگذارند. ایمیل همچنین شیوه واکنش کارکنان به مشتریان و همکاران را دگرگون ساخت و نامه‌های کاغذی به‌تدریج غیرضروری شد.

گرچه امروز بسیاری از افراد وجود امکانات و فناوری‌هایی را که نام بردیم، عادی می‌دانند، اما زمانی نه‌چندان دور این مفاهیم به شکلی ناخوشایند جدید به نظر می‌رسید. درسی که از بررسی این روند می‌توان گرفت آنکه تحول همچنان در جریان است. هیچ‌کدام از این چهار نوآوری در دفاتر کار تصادفی نبوده است.

حتی در دوران اخیر نیز رهبران تا حدودی بر اینکه آینده کار می‌تواند چگونه باشد، کنترل دارند. هنوز تغییرات ماندگار درباره مکان و شیوه انجام کارهای اداری ممکن است. این تغییرات می‌تواند مانند ظهور ماشین تحریر موجب دگرگونی‌هایی در سطح جامعه شود. آگوستین چوز یادآور می‌شود: «دفتر کار یک اختراع است، نه یک پدیده طبیعی. اگر به دفتر کار در جایگاه یک اختراع بیندیشیم، می‌توانیم دوباره آن را اختراع کنیم.»