داشتن مهارت‌های ارتباطی به نیاز اولیه مدیران و رهبران تبدیل شده است؛ چراکه با داشتن این مهارت می‌توان به یک رهبر عالی تبدیل شد. یک مدیر باید ارتباط خود با کارمندانش را به نحوی بسازد که الهام‌بخش دیگران باشد.
در واقع اگر یک مدیر نتواند احساس تعلق را در تیم خود ایجاد کند، در مدیریت طولانی‌مدت کسب‌وکارش و به سرانجام رساندن برنامه‌ریزی‌های بلندمدت خود موفق نخواهد بود.
ناتوانی مدیر در ارتباط با کارمندانش عدم مشارکت کارکنان را در پی خواهد داشت. گواه این امر هم نتایج یک نظرسنجی در گالوپ است. در این مطالعه 60 درصد از افراد گفته‌اند که در محل کار احساس جدایی عاطفی را تجربه می‌کنند. 19 درصد از آنها هم در محل کار احساس راحتی نداشتند. همچنین تعداد زیادی از مدیران هم اعلام کرده‌اند که برای انجام بهتر کارهایشان نیاز به پشتیبانی بیشتر دارند.
جان کلیفتون، مدیرعامل گالوپ معتقد است که برخورد ناعادلانه، بار کاری غیرقابل مدیریت، ارتباطات نامعلوم از سوی مدیران، عدم حمایت مدیریتی و فشار زمانی ناعادلانه عوامل کلیدی فرسودگی شغلی هستند. البته کلیفتون به این نکته اشاره می‌کند که این عوامل همگی به یک عامل مشترک، یعنی کیفیت ارتباط با رؤسا یا مدیران و کارکنان برمی‌گردد.
کلیفتون بر اهمیت مدیران آموزش‌دیده و ماهر تأکید دارد و می‌گوید که آنها می‌توانند تأثیر قابل توجهی در حل این مسائل و بهبود شرایط محیط کار داشته باشند. با تمرکز بر ارتقای توانایی‌های مدیران، سازمان‌ها می‌توانند محیط‌های کاری بهتری ایجاد کرده و عواملی که به عدم مشارکت و فرسودگی کارمندان منجر می‌شوند را کاهش دهند.
روش‌هایی برای ارتقای رابطه بین مدیران و کارمندان
دایان گرسون، مدیر منابع انسانی سابق شرکت IBM و لیندا گراتون، استاد دانشکده کسب‌وکار لندن در یک مقاله از مجله «هاروارد بیزینس» با عنوان «مدیران نمی‌توانند همه کارها را بکنند» گزارش داده‌اند که اکثر مدیران درگیر نگهداری و حفظ وضعیت موجود هستند و در این مسیر با چالش‌های متنوع دیجیتالی کردن، پروژه‌های چابک و انتقال به کار از راه دور روبه‌رو می‌شوند.
برای اینکه ارتباطات مؤثر باشد، رهبران باید یاد بگیرند که چه چیزهایی خوب کار می‌کند و چه چیزهایی خوب کار نمی‌کند و بیشتر از همه، چگونه می‌توان کارها را بهبود بخشید. این اتفاق از طریق گوش‌دادن صحیح به دست خواهد آمد:
1. گوش‌دادن و بررسی برای درک: سؤالات باز به شنونده اجازه می‌دهد گفت‌وگو را به سمت مورد نظر هدایت کند، مانند: «کمکم کنید بفهمم…»، «چگونه تصور می‌کنید؟»، «در نظر گرفتید که چه جایگزین‌های استراتژیک دیگری وجود دارد؟». به طور مداوم از کارمندان بازخورد بگیرید و ایده‌های کارمندان را پیگیری کنید تا اعضای تیم بدانند که صدایشان مهم است.
2. بازخورد رهبران به کارمندان پیام‌های قابل توجهی به آنان انتقال می‌دهد: هر کارمند با فرهنگ، خاطرات و شیوه منحصربه‌فردی از نوع تربیت و تجربیات و… وارد محیط کار می‌شود. بخشی از نقش یک مدیر ایجاد یک دیدگاه مشترک، با وجود تفاوت‌های بین کارمندان است. ایجاد دیدگاه مشترک در بین کارمندان به ایجاد یک گروه منسجم کمک می‌کند. همچنین مدیران باید از تشکیل تصویر کلی ایجادشده در ذهن کارمندان از گروه مشترک و آگاهی آنها نسبت به جایگاه‌شان در گروه اطمینان حاصل کنند.
3. ایجاد یک دیدگاه مشترک و رسیدن به چرایی دیدگاه مشترک: چرایی برنامه‌ها هم مهم است. نقشی که تیم ایفا می‌کند و سهمی که هر کارمند می‌تواند در موفقیت تیم داشته باشد هم همین‌طور.
پاسخ به سؤالات ذهنی کارمندان
هر زمان که یک مدیر با یک کارمند ارتباط برقرار می‌کند، باید به سؤالاتی که همه کارمندان به طور طبیعی دارند، پاسخ دهد. این سوالات می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- کار من چیست؟
- برای من چه فایده‌ای دارد؟
- چرا باید اهمیت بدهم؟
مدیران نقش اساسی در پاسخ به سؤالات اصلی کارمندان دارند زیرا بهتر از همه می‌دانند چگونه تیم خود را به دیدگاه کلی سازمانی نزدیک کنند.
یک تمرین آموزشی وجود دارد که می‌تواند به مدیران و کارمندان کمک کند نقاط مختلف برقراری ارتباط را بین خودشان را پیدا کنند:
- به‌عنوان یک مدیر چالش‌های کارمندان را بپذیرید تا کارمندان درباره کاری که انجام می‌دهند و چگونگی مشارکت خود، در متن هدف‌های تیم و استراتژی سازمانی فکر کنند.
- به آنها بگویید که چرا این تمرین اهمیت دارد.
- نمونه‌برداری کنید و ابتدا پاسخ خود را به اشتراک بگذارید.
- از کارمندان خود بخواهید که پاسخ خود را بنویسند. به آنها بگویید که پاسخ درست یا غلطی وجود ندارد.
- همه را دعوت کنید تا به ترتیب یکی از جواب‌هایشان را به اشتراک بگذارند.
- پس از نوبت هر کارمند درباره نحوه بیان او بازخورد بدهید و بیان کنید که چه چیزی درباره نحوه بیان او مؤثر است و چه چیزی نیازمند بهبود است.
احتمالاً بسیاری از کارمندان بدون اینکه دیدگاه کلی را برای مشارکت در نظر بگیرند تنها روی انجام وظایف خود تمرکز می‌کنند. بر اساس پاسخ‌ها به تمرین مذکور، مدیران ممکن است بیاموزند که آیا درکی از موضوع وجود دارد یا خیر. در برخی موارد، ممکن است مدیران نیاز داشته باشند روی دیدگاه و استراتژی شرکت وقت بیشتری بگذارند تا بتوانند تیم‌هایشان را متوجه هدف سازمان کنند.
هر یک بار برقراری ارتباط بین مدیران و کارمندان به مدیران این فرصت را می‌دهد که از آگاهی کارمندان از خواسته خود اطمینان پیدا کنند.
مدیران می‌توانند برای ایجاد یک گفت‌وگو و درک متقابل بین خود و کارمندان، سؤالات زیر را مطرح کنند:
- آیا متوجه توضیحات من در خصوص چالش‌ها و فرصت‌های موجود شدید؟
- با توجه به اطلاعاتی که به اشتراک گذاشتم، به چه نتیجه کلیدی رسیدید؟
- سؤالات یا مشکلات دیگری که در خصوص توضیحات من به نظرتان می‌رسد شامل چه مواردی است؟
با این سؤالات، مدیران می‌توانند درک کارمندان از ارتباطات را بررسی و برای آنها فرصتی برای ارتباط دوطرفه و بحث فراهم کنند.
اتصال عواطف کارمندان با رهبری موفق
یکی از اشتباهات متداول ارتباطی مدیران، اتخاذ رویکرد Check-off-the-box mentality است. این روش تنها بر چگونگی انجام یک وظیفه یا کار مشخص متمرکز است. در این روش معمولاً به تأثیر بلندمدت کار یا تأثیر آن وظیفه در مقیاس گسترده‌تر توجه نمی‌شود. به طور کلی، این اصطلاح به انجام بی‌فکر و مکانیکی یک وظیفه بدون توجه به نیازها و موقعیت‌های خاص اشاره دارد.
در مقابل، نوع دیگری از رهبری نیز وجود دارد که آن را Heart First Leadership می‌نامند. این شیوه به رهبری همراه با همدلی و اصالت دلالت دارد و می‌گوید که رهبری مؤثر با درک و اتصال به احساسات، نیازها و آرزوهای افراد درون یک سازمان آغاز می‌شود و اصول کلیدی آن به شرح زیر است:
- اهمیت مراقبت از خود را درک می‌کنند تا بهترین نسخه خود را به محل کار بیاورند.
- به‌دقت به کارمندان در خصوص چالش‌ها گوش می‌دهند و به آنها کمک می‌کنند تا اولویت‌های مهم‌تر را مشخص کنند.
- انسانیت و آسیب‌پذیری را نشان می‌دهند و برای ایجاد ارتباط با کارمندان یک دلیل واقعی دارند.
- سعی می‌کنند یک فرهنگ سازمانی که برای کارمندان امنیت روانی به همراه دارد ایجاد کنند تا کارمندان در بستر این فرهنگ سازمانی بتوانند به راحتی خود را ابراز کنند یا امکان ریسک‌پذیری داشته باشند.
- بهبود روابط بین کارمندان و مدیران کارایی را افزایش می‌دهد، زیرا مدیران می‌دانند که مهارت‌های ارتباطی خوب چقدر برای مشارکت و نتایج مثبت کسب‌وکار مهم هستند.
- با صداقت و از صمیم قلب ارتباط برقرار می‌کنند، نه فقط با منطق خود.
- برای اینکه به روایتگران ماهری تبدیل شوند از روایت‌های موجود استفاده می‌کنند تا بتوانند محتوایی غنی به کارمندان خود ارائه دهند و باعث برانگیختن اشتیاق و الهام در آنها شوند.
بهترین عادت‌های مدیران
اختصاص زمان‌های منظم برای ارتباطات شخصی یکی از بزرگ‌ترین خلأهای درون‌سازمانی است. این موضوع همچنین یکی از دلایل اصلی است که باعث می‌شود بسیاری از کارمندان احساس عدم اتصال به رهبران خود را گزارش دهند. هنگامی که افراد احساس عدم اتصال می‌کنند، اعتماد به مدیر و پیروی از او سخت می‌شود.
به‌عنوان یک مدیر برای رفع این مسئله، باید زمانی را برای برقراری ارتباط شخصی با کارمندان اختصاص دهید. دیدارهای کوتاه 15 تا 30دقیقه‌ای ماهانه یا هر دوماه یکبار کافی است. در واقع، بهترین عادت برای مدیران، داشتن یک گفت‌وگوی معنادار در هفته با هر عضو تیم است.
رهبران باید این موضوع را در نظر بگیرند که از برقراری ارتباط با کارمندان خود چه هدفی دارند و از کارمندان توقع چه اقدامی را دارند. برای رسیدن به این هدف، رهبران باید اقدامات لازم را واضح و با ارائه نمونه برای کارمندان توضیح دهند.
اقدامات کلیدی برای بهبود ارتباط درون‌سازمانی وجود دارد. البته این راهکارها فقط برای مدیران نیستند و همه افراد یک تیم می‌توانند از روش‌های زیر برای بهبود ارتباط خود استفاده کنند.
- پاسخ به ایمیل‌ها یا تماس‌های مشتری یا همکاران در عرض ۲۴ ساعت.
- از همکاران خود بپرسید که چگونه می‌توانید در زمان پرکاری به آنها کمک کنید.
- همواره کار خود را در مهلت تعیین‌شده به مشتریان یا همکار خود ارائه دهید و در صورت بروز مشکل، طرف مقابل را مطلع کنید.
- بدون توجه به جایگاه شغلی‌تان، راهکارهای خلاقانه‌ای برای چالش‌ها ارائه دهید و مهارت‌های رهبری مثبت را نشان دهید.
راهکارهای گفته‌شده به رهبرها کمک خواهند کرد ارتباط بهتر و مؤثرتری با کارمندان خود داشته باشند. در میان همه موارد اشاره‌شده، مهم‌ترین ویژگی یک رهبر موفق این است که روحیه انسانی زنده‌ای داشته باشد و از به‌اشتراک‌گذاشتن شخصیت، انگیزه‌ها و احساس خود هنگام رهبری ترس نداشته باشد.
لینک کوتاه: https://karangweekly.ir/hkgf
